Pour que la gestion de la paie des salariés d’une entreprise puisse se dérouler dans de bonnes conditions et être bien administrer, les dirigeants optent pour divers logiciels de paie. Ce sont là des outils qui sont Indispensables pour toute une structure. Mais compte tenu de la diversité de ces applications sur le marché, leur choix devient complexe. Alors comment s’y prendre pour choisir un meilleur logiciel de paie ? Découvrez toutes les informations nécessaires pour optimiser votre choix à travers cet article.
Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?
Vous pouvez comprendre qu’avant de chercher à trouver le meilleur logiciel de paie, il faut avoir une idée sur ce que c’est. Sur ce, retenez qu’il s’agit d’un outil informatique qui donne la main aux entreprises pour qu’elles puissent traiter de façon automatique la paie du personnel, et pourquoi pas la gestion administrative qui s’y rattache. Il est à même de servir pour la gestion et la création des bulletins de salaire. Ceci par un système de collecte des données requises pour la mise en place de la paie et la résolution des calculs qui y sont affectés. Il peut être question d’ajout des congés payés, des heures supplémentaires, etc.
Un logiciel de paie peut aussi servir pour l’établissement des documents entrant dans l’instance de la gestion et l’organisation administrative de la paie. Il s’agit par exemple des fiches d’arrêt de travail, des conventions de travail, du solde tout compte, de la déclaration unique d’embauche, etc.
Quel est son mode de fonctionnement ?
Le logiciel de paie est une alternative informatique qui vous permet d’optimiser la gestion globale de la phase de rémunération d’un employé. Ceci depuis son jour d’intégration à l’entreprise jusqu’à son retrait. Il appartient à la grande famille des logiciels dits SIRH (système d’information ressources humaines). Ainsi, après l’achat de l’application, vous n’aurez qu’à :
- Procéder à son installation sur le/les poste(s) informatique(s) de votre société au cas où il s’agit d’un logiciel de paie téléchargeable ;
- Vous connectez pour en faire usage en ligne pour les logiciels en ligne.
Ainsi, à la fin de chaque mois, le gestionnaire de paie se sert juste du logiciel en accompagnement des informations nécessaires pour l’édition de la fiche de paie (horaires travaillés, heures supplémentaires, congés, absence, etc.).
Quels sont les avantages que procure un meilleur logiciel de paie ?
Traiter et gérer la paie des salariés au sein d’une entreprise en plus d’être complexe, revêt un caractère éprouvant. Mais en possession d’un logiciel adéquat, non-seulement, le travail est facile, mais il rend plus simples les procédures administratives.
- Gain de temps : en raison, du fait que les traitements liés à la gestion de la paie soient automatisés, vous gagnez de précieuses heures dans la gestion SIRH.
- Des données centralisées : grâce à un meilleur logiciel de paie, les informations sont placées sur un serveur unique à l’intérieur d’une base de données sécurisées. Il n’y a plus de problèmes de pertes de fichiers et vous profitez des données statistiques, des applications de reporting, etc.
- Être à jour vis-à-vis des normes en vigueur : la mise à jour du logiciel est automatisée en fonction de comment évolue les dispositions légales.
- Réduire les erreurs : que ce soit des fautes de saisie ou de calcul, des oublis ou des doublons, toutes ces erreurs classiques sont corrigibles. Vous évitez donc des problèmes financiers lors du passage de l’Urssaf (redressements, amendes, intérêts, dommages, etc.), et les litiges prud’homaux.
- Amoindrissement des coûts : un logiciel de paie en vous faisant gagner du temps dans vos travaux administratifs vous permet par là de faire des économies énormes.
Quels sont ses critères de choix ?
Il n’est pas très utile dans votre quête de logiciels de paie, de juste vous donner des noms. Il est préférable que vous teniez compte de ces quelques spécificités pour savoir si vous êtes en face d’un meilleur logiciel de paie et si ce dernier répondrait vraiment à vos besoins.
La simplicité d’usage
Si le fait de gérer la paie est déjà compliqué avec un haut niveau de technicité, il serait préférable d’opter pour un outil à usage simple, ergonomique et intuitif. En tant que gestionnaire, il vous faudra garder à l’esprit le fait que certaines personnes moins habituées aux données comptables devront également l’utiliser. Permettez à ces derniers de s’en servir pour les opérations de bases sans trop d’efforts.
Vous avez la possibilité de maîtriser l’aspect ergonomique et prise en main d’un meilleur logiciel de paie en l’essayant gratuitement (la démo proposée) sur un temps, comme cela peut être le cas avec PayFit ou Listo Paye. Vous saurez bien assez tôt si l’outil vous satisfait.
La taille de l’entreprise suivie du nombre de personnes et qui en ferait usage
Dans le cas d’une TPE (toute petite entreprise) constituée d’un petit nombre d’employés, il n’est pas nécessaire. Le mieux serait de remettre cette étape à un prestataire de services ou en le confiant à un professionnel à l’interne. Mais en présence d’une PME (petites et moyennes entreprises), vous pouvez recourir à un meilleur logiciel de paie. Ainsi, tout est fonction du nombre d’employés.
Entre autres, il convient de s’assurer des personnes qui feront usage du logiciel. Il doit comporter un espace employé pour permettre aux salariés de consulter leurs bulletins de paie au besoin. Il faut également un accès personnalisé pour l’interaction entre le comptable et le directeur pour les vérifications supérieures.
Les fonctionnalités
Il est recommandé de passer à la vérification des fonctionnalités traditionnelles qui figurent sur l’outil. Il s’agit par exemple de la création, de la saisie et de l’édition des fichiers de paie ; l’élaboration des documents administratifs ; l’automatisation des déclarations sociales, etc.
Sur ce, le meilleur logiciel de paie est celui qui est complet avec la présence de plusieurs fonctionnalités nécessaires pour la gestion des équipes. Il doit pouvoir aider à gérer les notes de frais, les corrections et la déduction des honoraires. Pour éviter les mauvaises surprises, une consultation approfondie des informations sur le site web de l’outil permet de détecter ses approches.
Le coût
Il s’agit là d’un des critères les plus importants et qui est à prendre en compte en fin de vérification. Sur ce, ayez au départ un budget fixe sur lequel vous pourrez vous appuyer pour vous diriger vers un outil. Ensuite, garder à l’esprit que pour un meilleur logiciel de paie :
- Il ne vous sert à rien de choisir celui qui est dernier cri, alors que votre structure ne nécessite pas les panoplies de fonctionnalités qu’il renferme.
- Fuyez tant que possible les logiciels à caractère gratuit. Vous vous direz peut-être que c’est génial, car vous n’avez pas à investir. Mais il reste à vous poser la question de savoir s’il répond à toutes vos préoccupations. Généralement, ces outils sont incomplets avec un support inexistant, une personnalisation complexe, voire impossible, une absence de mise à jour, etc.
De tout ce qui suit, débourser un petit montant pour avoir un meilleur logiciel de paie n’est pas trop demandé. Mais vous gagnerez en performance et en temps.
La flexibilité la capacité évolutive
Il importe que votre outil puisse s’adapter au fur et à mesure qu’évolue les choses. Il doit pouvoir prendre en compte les fluctuations que pourrait connaître la société à l’instar de l’augmentation ou de la baisse des salariés. Il en est de même pour les normes réglementaires et les nouvelles technologies.
Ainsi, le meilleur outil que vous pouvez trouver est celui qui prend en compte l’ensemble de ces paramètres cités ci-dessus. Comme astuces, pensez à suivre les avis clients, présents sur le site vendeur. Ils peuvent en dire long sur son efficacité.
Préférence d’utilisation
Un meilleur logiciel de paie est utilisable de 02 différentes manières à savoir en :
- Monoposte ; l’outil est téléchargé, installé sur le/les ordinateurs après obtention de la licence par paiement.
- Mode Saas : ici, l’outil s’installe dans le cloud et il faut y accéder en ligne depuis la plateforme du logiciel. Il faut un accès permanent à Internet pour pouvoir l’utiliser.
Le second système est efficace en tant que meilleur logiciel de paie. Ceci en raison de sa flexibilité. Il donne la main pour être utilisé à tout moment, sans le besoin d’un ordinateur spécifique, mais juste avec de la connexion internet. C’est-à-dire que même avec un téléphone portable, vous serez à même de réaliser les fiches de paie.
Compatibilité à d’autres applications
Il doit être compatible avec n’importe quel moyen de gestion à l’instar d’un logiciel CRM ou de comptabilité. De quoi rendre plus facile le partage de flux de données. En effet, il faut un assemblage d’information pour créer une fiche de paie. Sur ce, il est important que votre outil puisse fonctionner s’accorder aux autres applications secondaires de gestion.
Pour finir, un meilleur logiciel de paie devrait disposer d’un système de stockage de données efficace (avec une voie de récupération de données) et surtout sécurisé. Il doit être conforme aux exigences légales en cours et son service client doit être disponible sur 24/24.
